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21 de Outubro de 2019

7 dicas de como otimizar sua rotina no trabalho

Você já deve ter tido um dia (ou vários) em que você estava no trabalho, olhou no relógio e viu o tempo correndo sem você conseguir fazer nada do que precisava. Aquela famosa sensação de que 24 horas (e as horas de jornada de trabalho) não são mais suficientes. 

Bom, essa sensação é terrível. Nos sentimos incapazes, impotentes e improdutivos, não é? A famosa gestão de tempo têm sido um tema bastante debatido e conversado nas empresas e escritórios e não é para menos. As coisas acontecem cada vez mais rápido, recebemos cada vez mais funções e o tempo está cada vez mais curto. 

Felizmente, hoje nós separamos algumas dicas  para te ajudar a gerir seu próprio tempo e a otimizar a sua rotina no trabalho. Confira: 


1) Defina prioridades  

A primeira coisa que você precisa fazer para otimizar a sua rotina de trabalho é definir horários para fazer cada tarefa. Dessa forma, será muito mais fácil executar seus projetos e efetuar os processos com qualidade. Se você não separar suas tarefas por prioridade e definir horários para executá-los, vai acabar tentando realizar tudo ao mesmo tempo, o que nunca  dá muito certo. 

Por isso, pense quais são suas tarefas do dia, quanto tempo leva para efetuar cada uma e foque em cada coisa de uma vez. Você vai conseguir entregar tudo nos prazos corretos e com muito mais qualidade. Além do mais, com uma agenda e horários definidos para suas tarefas, você vai ter uma visão mais abrangente do seu tempo e saber quando pode ‘pegar’ mais coisas para fazer.  


2) Organize seu ponto de trabalho 

Uma estação de trabalho confusa, com papéis e lembretes espalhados só irá atrasar seu dia e atrapalhar no seu foco nas atividades. Você vai levar muito mais tempo para encontrar um documento ou uma planilha importante se sua mesa estiver uma bagunça. 

Por isso, tente manter seu ambiente de trabalho minimamente organizado. Utilize prateleiras e escaninhos para manter os documentos organizados e sua mesa limpa. O mesmo serve para as pastas do seu computador. Tente sempre salvar documentos em pastas separadas por categoria. 
Assim, sempre que você precisar buscar alguma coisa, será muito mais fácil. Você com certeza vai sentir uma diferença imensa na qualidade do seu trabalho.

3) Priorize certas tarefas 

No final de cada dia você pode criar uma lista ordenada por prioridade de coisas que você precisa fazer no dia seguinte. Isso irá te ajudar a se organizar a planejar as atividades do dia a dia e pensar antecipadamente quais coisas são urgentes e quais precisam de atenção com prioridade. 

Se você tiver essa organização, será muito mais fácil efetuar as tarefas porque você terá foco apenas no que é mais importante, o que irá tornar seu dia de trabalho muito mais produtivo do que antes. Isso também vai te ajudar a ter uma noção de que, se você já tem um dia cheio de atividades urgentes e necessárias, talvez não seja bom aceitar mais tarefas, né? 

4) Tome cuidado com as distrações 

Chegou notificação no seu celular. Redes sociais, sites, vídeos, e-mails pessoais. Se você der muita atenção pra essas distrações durante o trabalho, com certeza será cada vez mais difícil se sentir produtivo e organizar sua rotina de trabalho. 

Tente deixar seu celular no silencioso, desative notificações das redes sociais e de aplicativos de streaming enquanto estiver no trabalho. É sempre bom tomar cuidado com esse tipo de distrações para não perder o foco durante a realização de tarefas importantes. 

5) Otimize sua rotina  

Não procrastine e enrole tarefas que podem ser realizadas em dois, três minutos. Isso irá te ajudar a otimizar a sua rotina e eliminar tarefas de sua lista de tarefas. Sempre se questione: Eu posso resolver isso agora? Se a resposta for sim, então o faça! 

Você também não precisa marcar reuniões com clientes ou colegas de trabalho para falar de coisas que podem ser ditas em uma simples troca de e-mails. Além disso, muitas reuniões podem ser realizadas rapidamente em cinco minutos, com a mesma troca de informações que seria feita em uma reunião de trinta, quarenta minutos. Se você tiver isso em mente, com certeza será muito mais fácil otimizar sua rotina e seu tempo de trabalho. 

6) Faça pausas

Não ache que você precisa passar o dia inteiro trabalhando direto sem fazer nenhuma pausa. Muito pelo contrário, você precisa fazer pausas programadas durante o dia. Seu corpo e mente precisam de um tempo. Isso irá te ajudar a produzir com muito mais qualidade e isso independe da sua área de trabalho. 
Você pode trabalhar durante 25 minutos, descansar por 5 minutos e seguir assim durante  o dia. O mesmo serve para quando você estiver estudando inglês, por exemplo. Você vai perceber que com esses momentos de pausa, vai relaxar sua mente e voltar com muito mais gás e irá encarar as atividades com mais clareza. 

7) Cuide se si mesmo 

Também importante entender que você não é uma máquina. A busca por uma maior produtividade não pode ser prioridade na sua vida pessoal. Precisamos sempre ter em mente que em alguns dias vamos produzir mais e que em outros dias a produtividade cai um pouco. É normal. Você não é uma máquina. 

E aí, o que você achou das nossas dicas? Conhece alguma outra forma de otimizar a rotina que não citamos aqui? Conta pra gente nos comentários! 
 

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